Access Initiation Présentiel

Concevoir et structurer une base de données fiable

Identifier les usages professionnels d'une base de données Access.

Différencier une liste Excel d'une base de données relationnelle.

Comprendre les notions de table, champ, enregistrement et valeur.

Identifier le rôle d'une clé primaire et d'une clé étrangère.

Comprendre le principe de relation entre plusieurs tables.

Repérer les risques liés aux doublons et à la répétition des informations.

Découvrir les principaux objets d'Access : tables, requêtes, formulaires et états.

Prendre en main l'interface, le ruban, le volet de navigation et les différents modes d'affichage.

Analyser un besoin et modéliser la future base

Définir la finalité de la base et les résultats attendus.

Identifier les utilisateurs et les modalités d'utilisation des données.

Recenser les informations à enregistrer, rechercher et restituer.

Regrouper les informations par grandes catégories cohérentes.

Transformer chaque catégorie d'informations en table.

Déterminer les champs nécessaires dans chaque table.

Identifier les données obligatoires, facultatives et calculées.

Définir les clés primaires permettant d'identifier chaque enregistrement.

Repérer les relations nécessaires entre les différentes tables.

Formaliser un schéma simple avant la création technique de la base.

Créer et paramétrer les tables

Créer une base de données vierge.

Créer une table en mode Feuille de données et en mode Création.

Nommer les tables et les champs selon des règles cohérentes.

Choisir le type de données approprié à chaque information.

Paramétrer la taille et le format des champs.

Définir une clé primaire automatique ou métier.

Renseigner les descriptions destinées à faciliter la maintenance de la base.

Définir les valeurs par défaut.

Rendre certains champs obligatoires.

Empêcher les doublons sur les données sensibles.

Créer des champs Oui/Non, Date/Heure, Numérique, Monétaire et Texte long.

Tester la structure créée au moyen d'un premier jeu de données.

Fiabiliser la saisie et intégrer des données existantes

Créer des règles de validation adaptées aux données attendues.

Personnaliser les messages affichés en cas d'erreur.

Mettre en place des masques de saisie pour les données structurées.

Définir des formats d'affichage pour les dates, nombres et montants.

Créer une liste de choix à partir de valeurs prédéfinies.

Identifier les limites des listes de choix directement intégrées aux tables.

Préparer un fichier Excel avant son intégration dans Access.

Importer des données depuis une feuille Excel.

Choisir entre l'importation, la liaison et l'ajout de données.

Contrôler les types de données détectés lors de l'importation.

Repérer et corriger les erreurs d'importation.

Vérifier les doublons, champs vides et incohérences après intégration.

Créer les relations et garantir la cohérence des données

Identifier les relations un-à-plusieurs entre les tables.

Comprendre le principe d'une relation plusieurs-à-plusieurs.

Créer, lorsque cela est nécessaire, une table intermédiaire.

Mettre en relation une clé primaire et une clé étrangère.

Afficher et organiser les tables dans la fenêtre Relations.

Activer l'intégrité référentielle.

Comprendre les options de mise à jour et de suppression en cascade.

Identifier les conséquences d'une suppression sur les données associées.

Vérifier la cohérence des types et tailles de champs reliés.

Diagnostiquer une relation impossible ou incorrecte.

Modifier la structure d'une table sans compromettre les relations existantes.

Tester le modèle relationnel au moyen de nouveaux enregistrements.

Créer des requêtes de sélection simples et multicritères

Comprendre le rôle d'une requête dans l'exploitation des données.

Créer une requête à partir d'une seule table.

Construire une requête portant sur plusieurs tables liées.

Sélectionner uniquement les champs utiles au résultat attendu.

Trier les résultats selon un ou plusieurs champs.

Définir des critères sur du texte, des nombres, des dates et des valeurs Oui/Non.

Utiliser les opérateurs de comparaison.

Combiner plusieurs critères avec les logiques ET et OU.

Rechercher une valeur exacte ou une partie de texte.

Identifier les enregistrements vides, non vides ou compris dans une période.

Utiliser des caractères génériques dans les critères.

Créer une requête paramétrée demandant une valeur à l'utilisateur.

Afficher les premiers résultats ou éliminer les doublons.

Modifier une requête existante et contrôler les résultats obtenus.

Calculer, regrouper et synthétiser les informations

Créer un champ calculé dans une requête.

Construire une expression à partir de plusieurs champs.

Effectuer des calculs simples sur des quantités, tarifs, durées ou montants.

Concaténer plusieurs informations dans un même résultat.

Utiliser les fonctions courantes de traitement du texte.

Utiliser les fonctions courantes de traitement des dates.

Gérer les valeurs absentes dans les expressions.

Regrouper les résultats par client, catégorie, période ou activité.

Utiliser les opérations Somme, Moyenne, Compte, Minimum et Maximum.

Créer une requête permettant d'obtenir un indicateur de suivi.

Comprendre le principe d'une requête d'analyse croisée.

Contrôler la cohérence des calculs avec les données sources.

Mettre à jour et traiter des volumes de données

Différencier les requêtes de sélection et les requêtes d'action.

Comprendre les effets d'une requête d'action sur les données.

Transformer une requête de sélection en requête de mise à jour.

Modifier simultanément plusieurs enregistrements.

Ajouter un ensemble de données dans une table existante.

Créer une nouvelle table à partir du résultat d'une requête.

Identifier les données à supprimer grâce à une requête préalable.

Exécuter une requête de suppression en limitant les risques.

Vérifier le nombre d'enregistrements concernés avant exécution.

Réaliser une sauvegarde avant toute modification importante.

Contrôler les résultats après traitement.

Identifier les situations dans lesquelles une requête d'action n'est pas adaptée.

Concevoir des formulaires de saisie ergonomiques

Comprendre le rôle du formulaire dans l'utilisation quotidienne d'une base.

Choisir la table ou la requête source du formulaire.

Créer un formulaire à l'aide de l'assistant.

Différencier les affichages formulaire simple, continu et feuille de données.

Ajouter, supprimer et réorganiser les champs.

Modifier les libellés sans changer les noms des champs.

Aligner, dimensionner et répartir les contrôles.

Paramétrer les propriétés essentielles du formulaire.

Limiter les ajouts, modifications ou suppressions selon l'usage attendu.

Créer une liste déroulante alimentée par une table de référence.

Paramétrer la valeur enregistrée et la valeur affichée.

Ajouter un champ calculé à des fins de consultation.

Insérer un titre, un logo ou des consignes d'utilisation.

Tester le formulaire du point de vue de l'utilisateur final.

Afficher des informations liées avec les sous-formulaires

Comprendre l'intérêt d'un formulaire principal associé à un sous-formulaire.

Identifier la source de données du formulaire principal.

Identifier la source de données du sous-formulaire.

Créer un sous-formulaire à l'aide de l'assistant.

Définir les champs père et fils assurant la liaison.

Afficher les enregistrements associés à l'élément sélectionné.

Choisir une présentation adaptée au volume d'informations.

Ajouter ou modifier des données depuis le sous-formulaire.

Contrôler la mise à jour des informations dans les tables sources.

Corriger un sous-formulaire n'affichant pas les données attendues.

Créer des états de restitution professionnels

Comprendre le rôle d'un état et sa différence avec un formulaire.

Choisir une table ou une requête comme source de l'état.

Créer un état à l'aide de l'assistant.

Sélectionner les champs nécessaires à l'édition.

Trier et regrouper les données.

Ajouter des sous-totaux et des totaux.

Insérer des informations dans les en-têtes et pieds de page.

Ajouter la date d'édition et la numérotation des pages.

Ajuster les largeurs, hauteurs, marges et orientations.

Améliorer la lisibilité des titres, libellés et données.

Gérer les sauts de page et les regroupements.

Vérifier le résultat en mode Aperçu avant impression.

Préparer un état pour l'impression.

Exporter un document au format PDF.

Finaliser, tester et maintenir sa base de données

Construire un formulaire d'accueil permettant d'accéder aux principaux objets.

Organiser les boutons de navigation selon les usages des utilisateurs.

Vérifier la cohérence des tables et des relations.

Tester les contrôles de saisie et les messages d'erreur.

Vérifier le fonctionnement des requêtes et la justesse des calculs.

Contrôler l'enchaînement entre formulaires, requêtes et états.

Identifier les objets inutilisés, les doublons et les anomalies.

Renommer les objets selon une convention homogène.

Comprendre l'intérêt de fractionner une base partagée.

Identifier les précautions à prendre lors d'une utilisation à plusieurs.

Sauvegarder la base et définir une fréquence de sauvegarde.

Compacter et réparer une base de données.

Documenter la structure et les principales règles de fonctionnement.

Identifier les possibilités d'évolution vers un niveau de perfectionnement.

• Concevoir la structure d'une base de données relationnelle adaptée à un besoin professionnel
• Créer des tables fiables et organiser leurs relations
• Interroger et traiter les données au moyen de requêtes
• Développer des formulaires de saisie et des états de restitution opérationnels

• Maîtriser les fonctions courantes de l'environnement Windows.
• Savoir utiliser les fonctionnalités de base d'Excel.
• Aucune connaissance préalable d'Access ou des bases de données n'est requise.

La formation alterne apports méthodologiques, démonstrations du formateur et mises en pratique immédiates sous Microsoft Access. Les participants réalisent de nombreux exercices progressifs ainsi qu'un projet fil rouge permettant de concevoir une base de données complète intégrant tables, relations, requêtes, formulaires et états.

Les apprentissages sont renforcés par des cas concrets, des temps d'échanges, des corrections collectives et un accompagnement individualisé du formateur.

Moyens et supports pédagogiques

• Formation animée sur Microsoft Access à partir de démonstrations et de mises en pratique guidées
• Exercices progressifs permettant d'appliquer immédiatement les fonctionnalités abordées
• Études de cas inspirées de situations professionnelles réelles
• Réalisation d'une base de données complète servant de fil rouge tout au long de la formation
• Accompagnement individualisé du formateur et échanges d'expérience entre participants

Supports remis aux participants :

• Support pédagogique numérique
• Fichiers d'exercices et jeux de données
• Base de données réalisée pendant la formation
• Fiches mémo des principales fonctionnalités et bonnes pratiques
• Exercices complémentaires pour consolider les acquis

L'évaluation des acquis se fait tout au long de la session au travers des multiples exercices, mise en situation et étude de cas à réaliser. Le formateur remet en fin de formation une attestation avec les objectifs acquis ou non par le stagiaire.

Dispositif de suivi de l'exécution de la formation :

• Feuilles de présence.
• Formulaire d'évaluation de la qualité de la formation.

Dispositif d'évaluation des résultats de la formation :

• Auto-diagnostic réalisé par le stagiaire avant et après la formation.
• Questions orales et écrites (QCM).
• Mises en situation.

Sur la base de ces éléments, le formateur remet en fin de formation une attestation avec les objectifs acquis ou non par le stagiaires.

• Admission sans disposition particulière

Modalités d'accès :
Adeos valide avec le candidat, qu'il possède bien les compétences et les prérequis nécessaires au suivi de la formation.

Délais d'accès :
Nous contacter, ADEOS Formations s'engage à vous faire un retour dans les 72 heures. Démarrage de la formation possible sous un maximum de 6 mois.

Accessibilité aux personnes handicapées :
Nos locaux sont aux normes d'accueil pour les PMR, pour les autres handicaps nous contacter afin de pouvoir adapter la formation ou bien vous orienter vers un organisme partenaire. Vous pouvez contacter notre référente handicap : Catherine BAREAU - catherine.bareau@adeos-formations.com